Как правильно выставить счет в wordpress?

Создание и отправка счетов является важной и вдобавок трудоемкой задачей для большинства фрилансеров и представителей малого бизнеса. Вместо того, чтобы вручную создавать счет фактуру, используя шаблоны, можно задействовать правильные инструменты.

В этой статье я расскажу как создавать и выставлять счета на оплату различных услуг для клиентов, которые пользуются Вордпресс.

Даже несмотря на то, что для движка ВП есть решения в виде плагинов, мы рекомендуем более интуитивно понятное решение под названием Freshbooks. Здесь мы разберем два метода создания счетов – сервис Фрешбукс и плагин Wp-invoice.

Метод 1: через использование Freshbooks

---

Наиболее простой и достаточно профессиональный бухгалтерский инструмент для фрилансеров и многих студий. Он создан и разработан таким образом, чтобы в нем разобрались даже не бухгалтера и прекрасно заточен для поклонников CMS WordPress.

У них есть бесплатная пробная 30 дневная версия продукта, после чего за нее придется заплатить, так и бесплатный план, но ограниченный.

Регистрация невероятно проста и вам не нужно вводить данные кредитной карты для тестового периода. После регистрации вы попадете на простую панель администрирования, которая выглядит примерно так:

Создание вашего первого счета в Freshbooks>

---

Создание и отправка «инвойса» для клиентов легка, как бриз  Просто нажмите на кнопку New (Новый) и выберите Invoice (Счет) из выпадающего меню.

Если вы не добавили ваш юридический адрес, тогда сервис попросит вас ввести его в появляющемся диалоговом окне, прямо как здесь:

Через помощника вы можете выбрать доставки счетов для клиентов по времени, лотам или оба способа, в зависимости от того какие продукты и услуги вы предлагаете своим клиентам.

На следующем экране, вам нужно будет предоставить информацию о клиенте. Программа сохранит эту информацию, и вы можете использовать ее позже в любой момент, когда вы захотите выставить счет для этого клиента.

После сохранения всей детальной информации по клиенту, вы можете «проскроллить» мышкой ниже и войти в задачи и пункты, ставки и суммы. Вы можете добавить несколько позиций строк для каждого элемента или задачи вместе с дополнительными пометками, сроками и условиями.

После этого, как вы всем довольны и вас все устраивает, вы можете сохранить счет-фактуру в черновике или отправить его сразу же через email или традиционной почтой, которая по скорости доставки будет медленнее (snail mail). Все очень просто, не так ли?

Добавление методов оплаты в Freshbooks

---

Данный сервис позволяет вам принимать онлайн платежи от ваших клиентов. В нем есть поддержка PayPal и Stripe по умолчанию, вы можете включить и активировать другие популярные платежные шлюзы. Если вам нужно установить оплату, тогда нажмите на кнопку Настройки Settings в верхнем меню и кликните на вкладку «Прием Кредитных Карт» (Accept Credit Cards).

Активируйте способ оплаты который вы хотите использовать и ответьте на несколько простых вопросов для вашего счета. Вот и все, теперь ваши клиенты смогут оплачивать вам онлайн способом, когда они получат счет-фактуру от вас.

Отслеживание сроков и затрат

---

В этом сервисе вы можете управлять и следить за своими расходами. Просто кликните на вкладку «Затраты» (Expenses), чтобы начать.

Фрешбукс в состоянии импортировать затраты из более чем 13000 финансовых учерждений. Вы можете легко соединиться с вашим банком или кредиткой. Также вы можете ручками внести ваши затраты, сохранить чеки в электронном виде просто сделав снимок с телефона.

Если вы работаете почасовой основе, тогда каждая секунда вашей работы должна быть оплачена клиентом. Поставляется с встроенным инструментом слежения времени. Просто перейдите во вкладку Time Tracking для активации этого режима.

Все что вам необходимо это ввести детали проекта и затраченные часы. Вы также можете запустить Time Tracker? Нажав на кнопку «Запустить таймер».

Метод 2: Используя WordPress плагин

---

Альтернативный способ ручного выставления счетов-фактур через плагин Wp-invoice. Таким образом ваш персональный сайт становится центром ваших счетов и платежей.

Для этого вам нужно скачать, установить и активировать плагин WP-invoice. Далее он сам добавляет в меню панели администратора вкладку Invoice. Вам же нужно зайти в Настройки этого модуля.

Прежде всего, необходимо ввести название вашей компании, если вы хотите, чтобы она появлялась в ваших счетах. Далее нужно выбрать страницу для отображения счета. Мы рекомендуем вам создать новую под названием «Счета фактуры», она будет использоваться для показа ваших фактур.

Wp-invoice поставляется с несколькими опциями оплаты. Вы можете выбрать по умолчанию из списка следующие платежные шлюзы: Stripe, 2CheckOut, PayPal, кредитная карта или интеркасса.

Вы можете выборочно активировать или, наоборот, отключить некоторые из видов оплаты, чтобы пользователи смогли выбрать предпочтительный для себя метод.

Когда вы определились с методом оплаты, вы заметите новую вкладку с настройками платежного шлюза. Каждый из них имеет свои различные настройки и вам нужно там немного покрутить гайки, войдя в свой аккаунт и получив ключ API для конкретного способа оплаты.

Т.е выбрали PayPal, значит заходите в его аккаунт и получаете там ключик, который уже потом введете в платежных настройках. Думаю, что вот так более понятнее.

Как только закончили с этим пунктом, нажмите на кнопку «Сохранить все настройки» (Save All Settings).

Создание нового счета

---

Создается и отправляет инвойс очень просто. Для этого заходите в Invoices — > Add New (добавить новый). Вам будет предложено предоставить электронный адрес клиента.

После ввода адреса эл.почты, плагин загрузит экран редактора счета. Вы увидите различные области мета данных вместе со знакомыми вам заголовком и редактором записей. Чуть ниже области редактирования заметки, вы увидете область добавления элементов, включая счет фактуру.

Просто введите название, количество и цену. Плагин посчитает общую сумму и отобразит ее ниже. Вы можете нажать на кнопку переключателя, чтобы добавить описание для элемента в списке, вы увидите эту ссылку под названием, называется она Toggle Description. Также вы вправе нажать на кнопку «Предоставить скидку», чтобы вычислить итоговую сумму с учетом скидки, основанную на проценте или просто фиксированной суммы.

Чуть ниже вы заметите область с выбором платежного шлюза. Она содержит те методы оплаты, которые вы выбрали и активировали в настройках выше (мы об этом говорили).

В правой части вы увидите область с информацией о вашем клиенте. Там будет отображаться клиентский email. Вы можете дозаполнить ее остальной информацией. Если вдруг вы не располагаете информацией о вашем клиенте, то оставляйте эту область пустой. Клиент сам сможет заполнить ее при совершении платежа.

В области Выставления счета есть следующие опции как отправить такой счет: назначенная цена, позволить частичную выплату или назначить текущий счет. Нажимая на ссылку Toggle Advance это позволит вам выбрать дату завершения счета и ввести налоговую информацию.

После публикации или выставления вашего счета, ваши клиенты получат уведомление на адрес электронной почты с ссылкой на страницу счета, которую вы создали через плагин на вашем сайте. На этой странице они могут самостоятельно заполнить и внести информацию. Счет фактура сохраняется в PDF формате, так что его потом можно скачать.

Просмотр счетов и отчеты

---

Все ваши созданные счета можно просмотреть на вкладке Invoices -> View All (Просмотреть все). Вы их можете сортировать через фильтр, расположенный по правую руку.

Чтобы увидеть всю финансовую картину вашего заработка, тогда посетите Invoices -> Reports (Отчеты). Там вы просмотрите все графики и диаграммы для всех счетов.

Точные настройки ваших счетов, писем и платежей

---

Плагин дает возможность, помимо тех настроек, что мы внесли вначале, использовать глобальные, расширенные. Например, вы можете настроить шаблоны писем, создать несколько штук, добавить позиции, которые позволят вам быстро добавлять их в счета. Вы, даже можете импортировать/экспортировать данные накладных в XML файл.

Плюсы и Минусы Wp-Invoice и Freshbooks

---

Используя плагин, вы получаете бесплатное решение, которое идеально подойдет для вашего сайта. Вам не нужно полагаться на услуги третьей стороны для управления платежами ваших клиентов. Вы можете настроить автоматическое резервное копирование данных, чтобы убедиться, что они в безопасности.

С другой стороны, Freshbooks используется тысячами профессионалов. Ваши данные хранятся в облаке и вам не нужно задумываться о бэкапах. Что еще более важно – это не просто программное обеспечение для счетов фактур, это полноценное бухгалтерское решение для не бухгалтеров.

Вы можете отслеживать расходы, подключить банковские счета, получать онлайн платежи и т. д. Кроме того, каждый день Freshbooks подлкючается к большему количеству услуг и становится более мощным и простым в использовании.

Так что решать уже в конечном счете вам, что использовать для выставления счетов фактур для своих клиентов. У меня на этом все. Увидимся в следующих выпусках блога.